Beneficios y Contras de utilizar un servicio de impresión gestionado (MPS)

En el entorno empresarial actual, la gestión eficiente de los flujos de impresión se ha vuelto fundamental para optimizar costos, mejorar la productividad y garantizar la seguridad de la información. En este sentido, los servicios de impresión gestionados (MPS) ofrecen soluciones integrales que ayudan a las empresas a lograr estos objetivos. En este artículo, exploraremos los beneficios de utilizar un MPS y cómo implementarlo de manera efectiva en tu organización.

Beneficios del servicio de impresión gestionado:

1. Reducción de costos:
   • Optimización de recursos de impresión.
   • Control y seguimiento de los costos de impresión.
   • Eliminación de dispositivos innecesarios.
   • Gestión eficiente de los consumibles.
2. Mejora de la productividad:
   • Soporte técnico y mantenimiento especializado.
   • Tiempos de respuesta más rápidos ante problemas de impresión.
   • Automatización de flujos de trabajo y procesos de impresión.
   • Liberación de tiempo para que los empleados se enfoquen en tareas más importantes.
3. Seguridad de impresión:
   • Implementación de políticas de impresión seguras.
   • Autenticación y seguimiento de documentos impresos.
   • Encriptación de datos confidenciales.
   • Protección contra accesos no autorizados a los dispositivos de impresión.
4. Gestión eficiente de recursos:
   • Análisis detallado de los flujos de trabajo y necesidades de impresión.
   • Implementación de políticas de impresión eficientes.
   • Control del uso de papel y tinta.
   • Generación de informes para la toma de decisiones.
5. Sostenibilidad ambiental:
   • Reducción del consumo de papel y energía.
   • Reciclaje adecuado de consumibles.
   • Uso de dispositivos de impresión más eficientes y ecológicos.
   • Promoción de prácticas de impresión responsable.

Implementación de un servicio de impresión gestionado:

1. Evaluación de necesidades y flujos de trabajo:
   • Realizar un análisis exhaustivo de los flujos de impresión actuales.
   • Identificar áreas de ineficiencia y oportunidades de mejora.
   • Determinar las necesidades específicas de la empresa en términos de volumen de impresión, tipos de documentos, etc.
2. Selección de proveedor de MPS:
   • Investigar y comparar diferentes proveedores de MPS.
   • Evaluar la experiencia y la reputación de los proveedores.
   • Considerar la calidad del soporte técnico y los servicios ofrecidos.
   • Solicitar referencias y opiniones de clientes actuales.
3. Diseño y configuración del entorno de impresión:
   • Definir la ubicación estratégica de los dispositivos de impresión.
   • Configurar políticas de impresión que se adapten a las necesidades de la empresa.
   • Establecer medidas de seguridad, como la autenticación de usuarios y el encriptado de datos.
   • Implementar software de gestión y monitoreo de impresión.
4. Monitoreo y soporte técnico continuo:
   • Realizar un seguimiento regular del entorno de impresión y los flujos de trabajo.
   • Proporcionar soporte técnico en caso de problemas o necesidades de mantenimiento.
   • Actualizar y optimizar constantemente el entorno de impresión según las necesidades cambiantes de la empresa.
   • Realizar auditorías periódicas para evaluar la eficiencia y realizar ajustes si es necesario.

La implementación de un servicio de impresión gestionado (MPS) ofrece una serie de beneficios significativos para las empresas, desde la reducción de costos y la mejora de la productividad hasta la seguridad de la información y la sostenibilidad ambiental.

Al seguir los pasos adecuados para implementar un MPS, las organizaciones pueden optimizar su entorno de impresión y aprovechar al máximo esta solución integral. No esperes más y descubre cómo un MPS puede transformar tu forma de imprimir.

Desventajas del servicio de impresión gestionado (MPS):

El servicio de impresión gestionado (MPS) ha ganado popularidad como una solución integral para la gestión de los flujos de impresión en las empresas. Sin embargo, no es la opción adecuada para todos los negocios. En este artículo, exploraremos las desventajas del MPS y las ventajas de tener tu propia impresora. Analizaremos aspectos clave como la dependencia externa, los costos, la flexibilidad y el control, para ayudarte a tomar una decisión informada sobre qué opción se adapta mejor a tus necesidades.

Dependencia externa:

Al utilizar un Servicio de Impresión Gestionado (MPS, por sus siglas en inglés), una empresa depende de un proveedor externo para la gestión de los flujos de impresión. Esto implica que el proveedor se encarga de administrar y mantener el entorno de impresión de la empresa, incluyendo la provisión de impresoras, suministros de tinta o tóner original o compatible, y el soporte técnico necesario.

La dependencia de un proveedor externo puede tener algunas implicaciones. En primer lugar, puede generar demoras en el servicio, ya que cualquier problema o solicitud de impresión debe ser comunicado al proveedor y esperar su respuesta o acción correspondiente. Si el proveedor no cuenta con una respuesta inmediata o si hay un volumen alto de solicitudes, esto podría afectar la velocidad de respuesta y la eficiencia en el proceso de impresión.

Además, al depender de un proveedor externo, la empresa puede experimentar una falta de control directo sobre el entorno de impresión. Esto significa que la empresa puede tener limitaciones en cuanto a la personalización o configuración específica de las impresoras, así como en la elección de los suministros utilizados. El proveedor puede tener sus propias políticas y restricciones que deben seguirse, lo que puede afectar la flexibilidad y adaptabilidad del entorno de impresión según las necesidades de la empresa.

Es importante tener en cuenta estos factores al considerar la implementación de un MPS. Si la empresa valora tener un control directo sobre su entorno de impresión y la capacidad de gestionar internamente los flujos de impresión, es posible que optar por un enfoque interno sea más adecuado. Sin embargo, si la empresa prefiere externalizar esta función para ahorrar tiempo y recursos, es importante evaluar cuidadosamente a los proveedores de MPS y establecer acuerdos claros para garantizar una comunicación eficiente y un nivel de servicio satisfactorio.

Costos a largo plazo:

Aunque el MPS (Managed Print Services o Servicios de Impresión Gestionados) puede ofrecer beneficios iniciales, es importante tener en cuenta los costos a largo plazo antes de optar por este servicio. Aunque puede parecer conveniente externalizar la gestión de impresión a un proveedor especializado, es esencial evaluar cuidadosamente los contratos y las tarifas recurrentes asociadas con el MPS.

Es cierto que el MPS puede ofrecer ventajas como la reducción de la carga administrativa, el acceso a tecnología de vanguardia y la optimización de los procesos de impresión. Sin embargo, es fundamental considerar los siguientes aspectos relacionados con los costos a largo plazo:

1. Contratos y tarifas: Al contratar un servicio de impresión gestionado, generalmente se establece un contrato que puede tener una duración determinada. Es importante leer y comprender completamente los términos y condiciones del contrato, incluyendo las tarifas por los servicios ofrecidos. Algunos proveedores de MPS pueden cobrar tarifas recurrentes, lo que implica un gasto continuo a lo largo del tiempo.
2. Volumen de impresión: Si bien el MPS puede ofrecer una gestión eficiente de los recursos de impresión, es esencial evaluar el volumen de impresión esperado a lo largo del tiempo. Si el volumen de impresión es bajo, los costos recurrentes del MPS pueden no ser justificados en comparación con la adquisición de una impresora propia y la compra de consumibles.
3. Cambios en las necesidades de impresión: Las necesidades de impresión de una empresa pueden cambiar con el tiempo debido a factores como el crecimiento, la reestructuración o la adopción de nuevas tecnologías. Es importante considerar cómo estos cambios pueden afectar los costos a largo plazo del MPS. Por ejemplo, si la empresa experimenta un aumento significativo en la demanda de impresión, es posible que se requiera un ajuste en los servicios contratados, lo que podría resultar en costos adicionales.
4. Coste de propiedad de una impresora propia: Al evaluar los costes a largo plazo, es importante compararlos con los gastos asociados a la adquisición y operación de una impresora propia. Esto incluye el costo inicial de la impresora, los consumibles (cartuchos de tinta o tóner), el mantenimiento y posibles reparaciones. Dependiendo del volumen de impresión y las necesidades específicas de la empresa, puede resultar más económico tener una impresora propia en lugar de recurrir al MPS.

Limitaciones de personalización:

Un servicio de impresión gestionado puede tener limitaciones en cuanto a la personalización de los flujos de impresión y las políticas de uso. Esto se debe a que un MPS generalmente opera a través de contratos o acuerdos predefinidos que ofrecen una serie de servicios estándar a las empresas.

Las limitaciones de personalización en un MPS pueden incluir:

1. Configuración preestablecida: Los proveedores de MPS suelen ofrecer paquetes de servicios que incluyen configuraciones predefinidas para los flujos de impresión y las políticas de uso. Estas configuraciones pueden no adaptarse completamente a las necesidades específicas de una empresa en particular.
2. Restricciones de software: Al utilizar un MPS, es posible que debas utilizar el software proporcionado por el proveedor, el cual puede tener limitaciones en términos de personalización. Esto puede afectar la capacidad de adaptar los flujos de impresión y las políticas de uso a los requisitos específicos de tu empresa.
3. Políticas estándar: Un MPS generalmente establece políticas de impresión estándar para optimizar el uso de los recursos y reducir los costos. Estas políticas pueden no ser completamente flexibles o ajustables a las necesidades particulares de tu empresa. Por ejemplo, es posible que no puedas establecer reglas personalizadas para la asignación de recursos de impresión o los límites de impresión por departamento.

Flexibilidad reducida:

Nota 1: Destacar cómo la falta de flexibilidad puede dificultar la implementación de cambios en los flujos de impresión y la incorporación de nuevas funcionalidades.

Nota 2: Mencionar la importancia de la agilidad en un entorno empresarial en constante evolución.

Control de calidad:

El control de calidad puede verse afectado al depender del MPS (Servicio de Impresión Gestionado, por sus siglas en inglés) para la gestión de los equipos de impresión. El MPS implica la externalización de la gestión y mantenimiento de los dispositivos de impresión a un proveedor especializado. Aunque el MPS puede ofrecer varios beneficios, como reducción de costos y mayor eficiencia, también puede plantear desafíos en cuanto al control de calidad de los documentos impresos. A continuación, se explican algunas consideraciones relevantes:

1. Estándares de calidad: Mantener altos estándares de calidad en la producción de documentos impresos es fundamental para garantizar una imagen profesional y satisfacer las expectativas de los clientes. Sin embargo, al depender del MPS, es posible que la empresa no tenga un control directo sobre la configuración y calibración de los equipos de impresión. Esto puede resultar en variaciones en la calidad de impresión y colores, lo que afecta la consistencia y precisión de los documentos.
2. Comunicación con el proveedor de MPS: Para asegurar la calidad de los documentos impresos, es importante establecer una comunicación clara y fluida con el proveedor de MPS. Es necesario transmitir los requisitos de calidad específicos de la empresa, como la reproducción precisa de colores, la resolución adecuada y la alineación correcta. Además, se deben acordar mecanismos para monitorear y medir regularmente la calidad de impresión.
3. Acuerdos de nivel de servicio (SLA): Al establecer un contrato de MPS, es recomendable incluir cláusulas específicas relacionadas con el control de calidad. Estas cláusulas deben abordar aspectos como la resolución de problemas de calidad, la frecuencia de mantenimiento y calibración de los equipos, y los procedimientos para realizar pruebas y muestras de impresión.
4. Auditorías y revisiones periódicas: Es beneficioso realizar auditorías y revisiones periódicas para evaluar la calidad de los documentos impresos. Estas revisiones pueden incluir la inspección visual de los documentos impresos, la comparación con muestras de referencia y la realización de pruebas de rendimiento. Si se detectan problemas de calidad, es importante comunicarlos al proveedor de MPS para que se tomen las medidas correctivas necesarias.
5. Control interno: Aunque se externalice la gestión de los equipos de impresión, la empresa debe mantener un control interno sobre la calidad de los documentos impresos. Esto implica establecer procesos internos de control de calidad, como la revisión de documentos antes de su impresión, el uso de pruebas de impresión internas y la capacitación adecuada de los empleados en cuanto a los estándares de calidad establecidos.

Ventajas de comprar tu propia impresora:

Propiedad y control:

Adquirir tu propia impresora te brinda propiedad y control directo sobre el entorno de impresión. Esto significa que puedes tomar decisiones rápidas y personalizar los flujos de impresión según tus necesidades específicas. No estarás limitado por las políticas o restricciones de un proveedor de servicios de impresión externo.

Costos a largo plazo:

A pesar de la inversión inicial, tener tu propia impresora puede resultar en costos más bajos a largo plazo, especialmente si el volumen de impresión es alto. En lugar de pagar por cada impresión realizada, solo tendrás que preocuparte por los costos de mantenimiento y los consumibles, como los cartuchos de tinta o tóner. Considera estos costos al calcular los gastos totales, ya que a largo plazo, puede resultar más económico tener tu propia impresora.

Flexibilidad y personalización:

Contar con tu propia impresora te brinda flexibilidad y la posibilidad de personalizar los flujos de impresión y las políticas de uso de acuerdo con tus necesidades cambiantes. Puedes adaptar el proceso de impresión a tus requisitos específicos y realizar ajustes en función de las demandas del negocio. Esta flexibilidad es especialmente valiosa en un entorno empresarial dinámico.

Control de calidad:

Al tener tu propia impresora, tienes un mayor control sobre la calidad de los documentos impresos. Puedes ajustar las configuraciones de impresión y asegurarte de que los resultados cumplan con tus estándares de calidad. Mantener una alta calidad en los documentos impresos es crucial para transmitir una imagen profesional y confiable a tus clientes y colaboradores.

Consideraciones antes de tomar una decisión:

Antes de decidir entre el MPS y comprar tu propia impresora, es importante tener en cuenta algunos aspectos clave:

Volumen de impresión:

El volumen de impresión se refiere a la cantidad de páginas que se imprimen en un determinado período de tiempo, generalmente mensual o anual. Este factor es importante al considerar la rentabilidad y conveniencia de las opciones de impresión disponibles.

Si una empresa tiene un alto volumen de impresión, puede ser más rentable invertir en una impresora de alto rendimiento o en un servicio de impresión gestionado (MPS). Estas soluciones suelen ser más eficientes y económicas a largo plazo, ya que están diseñadas para manejar grandes volúmenes de impresión de manera eficiente y con costos de consumibles más bajos.

Por otro lado, si el volumen de impresión es bajo o moderado, puede ser más conveniente optar por una impresora de inyección de tinta o láser estándar. Estas impresoras suelen tener un costo inicial más bajo y son adecuadas para volúmenes de impresión más bajos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los costos de los consumibles, como los cartuchos de tinta o tóner, pueden ser más altos en comparación con las impresoras de alto rendimiento.

Necesidades de personalización:

En cuanto a las necesidades de personalización, es importante considerar los flujos de trabajo y las políticas de uso de la empresa al evaluar las opciones de impresión. Algunas impresoras ofrecen características de personalización avanzadas, como la capacidad de imprimir en diferentes tamaños de papel, imprimir a doble cara automáticamente o incluso la opción de imprimir en papel de gramaje más alto. Si la empresa requiere características de personalización específicas, es importante verificar si la impresora elegida cumple con esas necesidades.

Para evaluar las opciones de compra de una impresora, es importante tener en cuenta las necesidades específicas de la empresa en cuanto a flujos de trabajo y políticas de uso. Aquí hay algunas consideraciones a tener en mente:

1. Requisitos de impresión: Determina el volumen y los tipos de documentos que se imprimirán con mayor frecuencia. ¿Necesitas impresiones a color o solo en blanco y negro? ¿Se requieren funciones adicionales como escaneo, copiado o fax?
2. Conectividad: Asegúrate de que la impresora sea compatible con los sistemas operativos y dispositivos que se utilizan en tu empresa. Verifica si es compatible con conexiones Wi-Fi, Ethernet o USB, según tus necesidades.
3. Velocidad y rendimiento: Considera la velocidad de impresión de la máquina, especialmente si hay una gran cantidad de documentos a imprimir regularmente. También verifica la capacidad de carga de papel y la capacidad de manejar diferentes tamaños y tipos de papel.
4. Costos de impresión: Analiza el costo de los consumibles, como cartuchos de tinta o tóner. Compara los precios y la duración de los consumibles entre diferentes modelos de impresoras para determinar cuál ofrece un costo de impresión más económico a largo plazo.
5. Seguridad: Si la seguridad de la impresora es una preocupación importante para tu empresa, asegúrate de que el modelo que elijas tenga características de seguridad adecuadas, como autenticación

Costos de mantenimiento y consumibles:

Es esencial considerar los costos de mantenimiento, reparación y reemplazo de consumibles al calcular los costos totales de una impresora. Estos gastos adicionales pueden tener un impacto significativo en el presupuesto a largo plazo. Aquí tienes algunos aspectos a tener en cuenta:

• Mantenimiento: Las impresoras requieren mantenimiento regular para asegurar un funcionamiento óptimo. Esto incluye limpieza, ajustes y posibles reparaciones. Algunas impresoras pueden necesitar servicios de mantenimiento profesionales, lo cual conlleva costos adicionales.
• Reparaciones: Las impresoras pueden experimentar averías y requerir reparaciones. Dependiendo del tipo de problema y la garantía del fabricante, las reparaciones pueden ser costosas. Es importante considerar estos posibles gastos y evaluar la disponibilidad de servicios de reparación confiables.
• Reemplazo de consumibles: Los consumibles, como los cartuchos de tinta o los tóneres, son necesarios para mantener el funcionamiento de la impresora. Estos consumibles tienen un costo y su vida útil varía dependiendo del volumen de impresión. Es importante investigar los precios de los consumibles y considerar su duración estimada para calcular los costos a largo plazo.

Además de estos costos directos, también es recomendable considerar otros factores indirectos que pueden tener un impacto en los costos totales, como el consumo de energía de la impresora y los requisitos de espacio físico.

Conclusiones: Tanto el servicio de impresión gestionado (MPS) como la adquisición de una impresora propia tienen sus ventajas y desventajas. Evalúa cuidadosamente los aspectos de dependencia externa, costos, flexibilidad y control antes de tomar una decisión. Considera el volumen de impresión, las necesidades de personalización y los costos a largo plazo. Al hacerlo, podrás elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio y optimizar tus flujos de impresión de manera eficiente. ¡Toma la decisión correcta para tu empresa!